Samodejno arhiviranje elektronskih sporočil

Najprej nastavimo uporabo predpomnjenega načina Exchange računa za prenos vseh elektronskih sporočil v Outlookovo podatkovno datoteko.

V orodni vrstici kliknemo »File« in nato »Account Settings« in ponovno »Account Settings«.

Odpre se okno »Account Settings«, kjer na zavihku »Email« dvakrat kliknemo na svoj elektronski naslov.

V pop-up oknu »Exchange Account Settings«, nastavimo drsnik »Download email for the past« na »All«. V kolikor še ni, dodamo kljukico v polje »Use Cached Exchange Mode to download email to an Outlook data file«, kot prikazuje spodnji posnetek zaslona. Kliknemo »Next«.

Outlook nas opozori, da je bila sprememba na našem Exchange računu uspešno posodobljena, ter, da je za uveljavitev teh sprememb potrebno ponovno zagnati Outlook. Kliknemo »Done«.

V skladu z zadnjim Outlook-ovim sporočilom zapremo in ponovno odpremo aplikacijo Outlook !!!

V nadaljevanju nastavimo samodejno arhiviranje elektronskih sporočil.

V orodni vrstici kliknemo »File« in nato »Options«.

Odpre se okno »Outlook Options«, kjer na zavihku »Advanced« kliknemo na gumb »AutoArchive Settings«.

V pop-up oknu »AutoArchive«, nastavimo pravila arhiviranja:

• Pogostost samodejnega arhiviranja

• Poziv pred zagonom samodejnega arhiviranja

• Starost elektronskih sporočil, ki jih želimo aktivirati

Ko smo nastavili pravila, kliknemo »Ok«.

S tem je nastavljeno samodejno arhiviranje za celoten poštni predal. V kolikor želimo posamezne mape izključiti iz samodejnega arhiviranja to storimo na naslednji način.

»Desni klik« na mapo, ki jo želimo izključiti iz samodejnega arhiviranja, nato izberemo »Properties«.

Odpre se okno »Ime Mape Properties«, kjer na zavihku »AutoArchive« izberemo možnost »Do not archive items in this folder«. Nato kliknemo »Apply« in »OK«.

Arhivirana elektronska sporočila so dostopna v mapi »Archives«, ki se v Outlook-u ustvari pod našim poštnim predalom.

Privzeto se arhivirana elektronska sporočila shranijo v dokument »archive.pst«, v mapo "C:\Users\ime.priimek\Documents\Outlookove datoteke"

POMEMBNO!!!

Arhivirana elektronska sporočila so shranjena lokalno, na delovni postaji (računalnik), na kateri so bila arhivirana. Posledično niso dostopna, v kolikor do elektronske pošte dostopamo preko spleta.

V primeru okvare diska so arhivirana elektronska sporočila izgubljena.